Mọi hoạt động thu chi thực tế của doanh nghiệp được quản lý tập trung trong bảng CSDL transactions (Sổ cái dòng tiền). Mỗi bản ghi dòng tiền phải tuân thủ các quy tắc sau:

• Ngày thực tế (date - dạng YYYY-MM-DD): Là ngày dòng tiền thực tế dịch chuyển (ví dụ ngày tiền về tài khoản ngân hàng hoặc ngày thực chi).
• Tháng hạch toán (month_accounting - dạng MM/YYYY): Quyết định kỳ kế toán nhận doanh thu/chi phí (ví dụ chi tiền nhà tháng 12/2025 vào ngày 05/01/2026 thì date = 2026-01-05 nhưng month_accounting = 12/2025). Trường này là chìa khóa để đối chiếu với hóa đơn ảo.
• Trạng thái thanh toán (payment_status):
  • pending: Hóa đơn/Công nợ thực tế chưa thu/chi.
  • Trạng thái khác/Để trống: Giao dịch đã hoàn tất thanh toán thực tế.

Động cơ dự báo chạy định kỳ khi người dùng truy cập view Dự báo để tự động vẽ ra bức tranh dòng tiền 6 tháng tới thông qua 4 bước xử lý:

Chi phí lương được dự báo tự động hàng tháng từ danh sách nhân viên trong bảng staff:

• Điều kiện hạch toán: Nhân viên phải có trạng thái đang làm việc (status === 'working').
• Ngày phát sinh dự báo: Hệ thống mặc định tạo hóa đơn ảo vào ngày **15 hàng tháng** (ngày thanh toán lương phổ biến).
• Công thức hạch toán:
  Lương dự kiến = Lương cơ bản (salary) + Phụ cấp cố định (allowance)

Hệ thống tự động sinh dự kiến chi phí vận hành (Điện/Nước) cho các tòa nhà đang có hợp đồng chủ nhà hoạt động:

• Cơ chế tự động nhân bản (Cloning): Hệ thống quét ngược lịch sử dòng tiền của tòa nhà để tìm giao dịch điện/nước thực tế gần nhất, lấy con số đó làm dự kiến chi phí cho tháng tiếp theo.
• Logic phân tách chính xác Điện & Nước: Do Điện và Nước thường dùng chung danh mục kế toán "CHD Điện Nước", hệ thống áp dụng bộ lọc nâng cao để **loại trừ chéo**:
  • Khi dự báo Nước, hệ thống bỏ qua các giao dịch có tiêu đề/nội dung chứa chữ "Điện" (và ngược lại) để đảm bảo không lấy nhầm số liệu của nhau.

Dự báo nghĩa vụ tài chính của các khoản vay trong bảng loans có trạng thái đang hoạt động (status === 'active'):

• Dự báo Trả lãi định kỳ: Căn cứ vào ngày giải ngân start_date và chu kỳ trả lãi interest_period (số tháng/lần):
  Tiền lãi kỳ = (Gốc vay x Lãi suất % năm) x (Chu kỳ / 12)
• Dự báo Đáo hạn trả gốc: Chỉ phát sinh **duy nhất một lần** vào đúng tháng đáo hạn end_date của khoản vay với số tiền bằng gốc vay ban đầu.

Số dư đầu kỳ thiết lập trạng thái tài chính ban đầu. Hệ thống áp dụng quy tắc dấu hiệu duy nhất đối với các tài khoản công nợ (Khách thuê, Chủ nhà, Nhân sự, Đối tác):

• Số Dương (+) luôn là CÔNG NỢ (Debt): Ai đó nợ ai đó. Tự động sinh hóa đơn ảo ở trạng thái pending (chưa thanh toán).
• Số Âm (-) luôn là TRẢ TRƯỚC / ĐÓNG THỪA (Advance): Khoản tiền đã ứng trước hoặc thanh toán dư. Tự động sinh giao dịch ở trạng thái paid (đã thanh toán), cộng trực tiếp vào Quỹ tiền cấn trừ (Pool) để tự động bù trừ các hóa đơn tương lai theo luật FIFO.

Tiền cọc mang bản chất kế toán đặc thù, do đó hệ thống sẽ tách biệt hoàn toàn dòng tiền này ra khỏi bảng tính Lãi/Lỗ hoặc doanh thu/chi phí (Tiền nhà, Dịch vụ):

• Cọc Khách Thuê (Thu Đặt Cọc): Bản chất là một Khoản Phải Trả (Liability). Dòng tiền vào (+) nhưng làm tăng nghĩa vụ tài chính phải hoàn trả khi khách kết thúc hợp đồng.
• Cọc Chủ Nhà (Chi Đặt Cọc): Bản chất là một Khoản Phải Thu (Asset). Dòng tiền ra (-) nhưng làm tăng tài sản lưu giữ ở phía chủ nhà, sẽ được thu hồi sau.
• Cơ chế "Group by Building" (Nhóm theo Tòa Nhà): Bảng Ký Quỹ sẽ tự động nhóm dòng tiền cọc theo từng Tòa Nhà để đánh giá thặng dư cọc (Tiền cọc khách giữ - Tiền cọc gửi chủ nhà).
• Cơ chế Cutoff Date (Mốc 1/1/2025): Để tránh lỗi nhân đôi cọc, hệ thống phân tách logic làm 2 giai đoạn:
  • Hợp đồng trước 1/1/2025: Hệ thống sẽ lấy con số `deposit` lý thuyết ghi trên hợp đồng để làm số cọc gốc (do lúc đó chưa áp dụng phần mềm nên không có giao dịch tiền thực tế). Số cọc này sẽ được cộng thêm các giao dịch cọc phát sinh sau này. Tuy nhiên, nếu kế toán đã dùng tính năng Khai báo Đầu kỳ để chốt cọc thì hệ thống sẽ ưu tiên số liệu của Khai báo thay vì hợp đồng.
  • Hợp đồng từ 1/1/2025: Bỏ qua hoàn toàn con số `deposit` trên Hợp đồng. Số cọc thực tế được tính duy nhất dựa trên các giao dịch thực (Thu/Chi cọc).
• Ánh xạ thông minh (Smart Mapping): Nếu kế toán tạo giao dịch Cọc nhưng quên chọn Tòa/Phòng, hệ thống sẽ tự động đối chiếu Tên Đối Tượng (Subject) của giao dịch với tên Chủ Nhà hoặc Khách Thuê trên Hợp đồng để đưa tiền cọc về đúng tòa nhà.

Để thuật toán đối chiếu thông minh (Smart Match) hoạt động hoàn hảo, nhân sự nhập liệu hoặc kế toán bắt buộc phải tuân thủ quy chuẩn viết tên và danh mục:

1. Tên đối tượng (Khách thuê/Chủ nhà): Hệ thống sử dụng hàm lọc bỏ tiền tố công ty/TNHH/phòng/dấu cách/dấu chấm để so khớp. Tuy nhiên, nên viết đồng nhất tên đối tượng giữa Hợp đồng và Giao dịch (ví dụ: viết đúng Nguyễn Thị Hồng Nhung, tránh viết tắt thành N.T.H.Nhung).
2. Tên Tòa nhà: Phải chọn đúng tòa nhà từ danh sách dropdown khi tạo giao dịch thực tế thay vì gõ tự do (hệ thống phân biệt hoa thường và khoảng trắng).
3. Phân loại hạch toán: Chọn đúng danh mục khi chi trả (ví dụ chi cho chủ nhà phải chọn danh mục có chứa chữ "chủ nhà" hoặc "tiền nhà").

Hệ thống quản lý và cân đối dòng tiền thuế GTGT (VAT) bằng cách theo dõi song song các giao dịch thực tế và hóa đơn ảo dự kiến: